Adatkezelési és felhasználási információk
A hagyaték feldolgozása és közzététele során az első és legfontosabb szempont, amit figyelembe veszünk, az a szerző, gyűjtő Schmidt Éva kívánsága és útmutatása. Több erre a kérdésre vonatkozó dokumentummal rendelkezünk tőle, a koncepció azonban egyértelmű: szem előtt kell tartani az adatközlők érdekeit, ügyelni kell a tudáshoz való hozzáférés területi határaira, bizonyos – elsősorban szakrális anyagok – esetében pedig a kutató útmutatásainak megfelelő mértékében korlátozni kell a hozzáférést.
Első szabályként a Schmidt Éva 2002. július 4-én kelt végrendeletében írtak szerint kellett eljárnunk, amelyben az adatközlők védelme érdekében kérte anyagának 20 évre történő elzárását. Magyarországon a gyűjteményt digitalizálás után ennek megfelelően tároltuk, a feldolgozás csak 2022. július 5-én indult meg.
Az azóta folyó munka során olyan anyagokat részesítünk előnyben, amelyek értelmezésünk és Schmidt Éva útmutatásai szerint nem esnek korlátozás alá.
A közzétett anyagok korlátozás nélkül megtekinthetők, kutathatók. Schmidt Éva azon szándéka és gyakorlata, hogy a gyűjtött anyagokból – nemcsak saját, hanem a korábbi kutatók esetében is – mindig juttatott vissza a forrásközösségnek, azt eredményezte, hogy felvételeiből, fotóiból Nyugat-Szibéria-szerte sok másolat létezik, és a Belojarszkiji Északi-Hanti Folklórarchívumban maradtak az eredeti felvételek is. Így a szabadon hozzáférhető anyagok letölthetőek, másolhatóak, kutathatóak. Felhasználásuk esetén a jogtulajdonos – a HUN-REN BTK Néprajztudományi Intézete és a HUN-REN Nyelvtudományi Kutatóközpontja, illetve Schmidt Éva örökösei engedélyét kell kérni, valamint forrásként a Schmidt Éva Archívum honlapját, szerzőként Schmidt Évát, illetve a feldolgozott anyagok esetében a szerzőt, szerkesztőt, illetve a megőrzést, feldolgozást végző intézményeket kell feltüntetni. Schmidt Éva 1970 és 2002 között többnyire idős emberekkel dolgozott a terepen, így adatközlői már nincsenek közöttük. Az elhunytak esetében a személyes adatok kezelésére nem vonatkoznak az adatvédelmi irányelvek, ehelyett a kegyeleti jogok kell figyelembe venni. Ezt természetesen meg is tesszünk, összhangban az intézményi adatvédelmi szabályzatokkal.
Schmidt Éva gyűjtései során az adatközlők tudatában voltak annak, hogy közlésük rögzítésre kerül. Ennek többször a felvétel során is hangot adtak, így a felvételek konszenzuson alapultak. A feldolgozás során ezt alapvető tényként kezeljük. Azt is fontos hangsúlyozni, hogy a hagyaték szibériai része egy intézményből (Északi-Hanti Folklórarchívum) került egy másik intézménybe (MTA Néprajzi Kutatóintézet – jogutód HUN-REN BTK Néprajztudományi Intézet), így az adatközlőkkel való kapcsolattartás az átvevő esetében gyakorlatilag lehetetlen. Az adatkezelésben érintettek jogait természetesen tiszteletben tartjuk, ennek módját az intézményi adatvédelmi kódex és a projekt adatkezelési tájékoztatója tartalmazza.